Особенности аутсорсинга печати: почему эта основная проблема для IT-специалистов

Содержание

На начальном этапе работы между IT-специалистами и аутсорсерами печати возникают недопонимания в процессе проведения MPS (Managed Print Services – «управляемые услуги печати»). Такая проблема связана с тем, что технические специалисты незнакомы с таким видом взаимодействия. Статистика показывает, что в Соединенных Штатах Америки ежегодно сотрудниками офиса используется около 10 тыс. листов бумаги. На территории РБ показатель в два раза меньше. Эта динамика говорит о том, что уровень потребления бумаги снижается, но достаточно медленно.

Проблемы оптимизации услуг печати

Ускорить снижение потребления бумаги можно. Благодаря этому снижаются затраты на обслуживание техники. Долговечность принтеров увеличивается, а предприниматели смогут экономить средства на оплату электрической энергии и обеспечение соответствующей инфраструктуры.

Решением таких вопросов занимается служба аутсорсинга, которая специализируется на офисной печати. Она еще называется MPS. Это профильная организация, в задачи которой входит оптимизация работы печатной техники. Все расходы становятся прозрачными, а владельцы компаний имеют возможность экономить средства даже на небольших объемах. Для проведения анализа и оптимизации всех процессов, необходима помощь независимого и квалифицированного специалиста. Можно воспользоваться услугами фирмы на аутсорсе или нанять сотрудника. Но во втором варианте расходы будут однозначно больше.

Может показаться, что оптимизация и вся работа не требуют больших знаний, навыков. Такое мнение является неправильным. На практике важно учитывать и решать следующие задачи:

выбор техники для офиса с учетом всех требований;
подбор системы для обеспечения контроля за процессом печати;
составление перечня картриджей, которые необходимо закупить, и расчет их количества;
определение способов обеспечения регулярного технического обслуживания и проведения плановых ремонтных работ.

Сегодня достаточно сложно найти надежного и независимого специалиста, который сможет правильно организовать процесс печати. Именно поэтому большое количество предприятий прибегают к помощи аутсорсинговой компании. Благодаря этому происходит повышение эффективности работы, а также сокращаются затраты. Но IT-специалисты в большинстве случаев не рады переходу на новый режим работы.

Особенности управления процессами печати

IT-отдел и системные администраторы отвечают за работоспособность всего оборудования на предприятии. В их обязанности не входит сокращение расходов или экономия средств. IT-специалисты зачастую не заинтересованы в том, чтобы заботиться о повышении эффективности использования оборудования.

В большинстве случаев сотрудники не хотят останавливать процессы, которые были налажены в ходе длительного времени. Но практика показывает, что использование услуг аутсорсинга печати способно снизить затраты компании до 30%. Такой показатель достигается за счет снижения расходов на обеспечение инфраструктуры, закупку расходных материалов, заправку принтеров, потребление бумаги и электроэнергии. Если говорить про крупные компании, которые имеют в штате несколько десятков видов печатной техники, то экономия может достигать миллионов рублей ежегодно.

Решение проблемы с сотрудниками в компании

IT-специалистов можно замотивировать, чтобы сменить подрядчика и внедрить аутсорсинг печати на предприятие. Для этого существует несколько вариантов для решения проблемы:

Создание положительной мотивации в виде озвучивания процента от сэкономленных средств. Сотрудникам можно выплачивать денежную премию. Благодаря этому IT-специалисты самостоятельно найдут лучшего и независимого подрядчика. Каждый сотрудник захочет получить прибавку к своей заработной плате.
Запрос отчетности по эффективности. Когда IT-отдел на предприятии отказывается менять подрядчика, то целесообразно проанализировать расходы в цифрах.
Ускорение конкуренции между отделами. Каждый предприниматель вправе самостоятельно выбирать, какой приз пообещать своим сотрудникам в зависимости от их интересов. Главное условие заключается в создании мотивирующих условий, которые смогут заинтересовать сотрудников компании сократить расходы на печать.
Можно напомнить сотрудникам IT-отдела о важности обеспечения кибербезопасности. Принтер относится к такой же категории оборудования, как и персональные компьютеры. Для его функционирования требуется подключение к сети, поэтому злоумышленники также могут считать конфиденциальные данные с документов.

Независимо от выбора, рекомендуется провести беседу с IT-специалистами на предприятии. У них нужно узнать основные причины отказа от внедрения и использования аутсорсинга, отсутствия желания менять текущего подрядчика. Дополнительно стоит запросить отчеты, которые смогут наглядно подтвердить эффективность MPS для IT-отдела.

Один из аналитиков предоставил статистические данные компании из Москвы. В ней работали два IT-специалиста, которые занимались обслуживанием 15 устройств. Для поддержания бесперебойного процесса печати они тратили около 165 часов в течение календарного месяца. Когда компания перешла на MPS, затраты по времени сократились до 20 часов.

В чем главные преимущества аутсорсинга?

Перед тем, как перейти на MPS, рекомендуется изучить следующие преимущества аутсорсинга:

Устранение непрозрачности. Предприниматели смогут в любой момент проанализировать затраты на доставку, покупку расходных материалов. Они смогут выполнить полный аудит процесса и выявить недостатки.
Устранение неэффективности работы. При помощи аутсорсинга можно найти оптимальный баланс между использованием принтера у каждого сотрудника отдельно и устройством, которое находится в общем доступе на этаже.
Исключение простой системы, предупреждение преждевременного износа оборудования. Документы не будут занимать пространство и пылиться на полках. Сотрудникам на предприятии не придется стоять в очереди и терять время за бумагами.
Сотрудники компании освобождаются от выполнения обслуживания процесса печати. Также не потребуется делать текущий или незапланированный ремонт техники, профилактику принтеров, делать проверку стабильности сети.
Оптимизация расходов на материалы. Благодаря MPS можно получить своевременную замену неисправного оборудования. Также будут в срочном порядке доставляться запасы тонера, бумаги, картриджей, чернил.
Исключение печати лишней документации. Статистика демонстрирует, что около 32% бумаг, которые были распечатанными, остаются невостребованными. Сотрудники компании также могут делать печать для личных нужд, что в несколько раз увеличивает расходы компании.

IT-специалисты на этапе знакомства с подрядчиком часто отождествляют покопийный контракт с выполнением аутсорсинга. Но это не так. Если говорить про покопийку, то это форма оплаты за полученные услуги и расходные материалы. Предприниматели смогут предусмотреть только будущие расходы. Но оптимизация расходов напрямую не зависит от формы оплаты. Здесь важно проанализировать каждый этап и процесс печати.

Чтобы разобраться, необходим ли аутсорсинг печати в компании, необходимо проанализировать несколько моментов – ведется ли учет копий, есть ли контроль сотрудниками процесса печати. Также стоит просчитать ежемесячные затраты на печать. Если ситуация критическая или требует решения, необходимо нанимать хорошего и надежного подрядчика.

Для аутсорсинга печати обращайтесь в БФТ. В компании работают компетентные сотрудники, которые смогут обеспечить сокращение всех расходов и наладить бесперебойную работу оборудования. Для консультации необходимо позвонить менеджеру, который ответит на все интересующие вопросы.