Особенности аутсорсинга печати: почему эта проблема для IT-специалистов
Содержание
На начальном этапе работы между IT-специалистами и аутсорсерами печати возникают недопонимания в процессе проведения MPS (Managed Print Services – «управляемые услуги печати»). Такая проблема связана с тем, что технические специалисты незнакомы с таким видом взаимодействия. Статистика показывает, что в Соединенных Штатах Америки ежегодно сотрудниками офиса используется около 10 тыс. листов бумаги. На территории РБ показатель в два раза меньше. Эта динамика говорит о том, что уровень потребления бумаги снижается, но достаточно медленно.
Проблемы оптимизации услуг печати
Ускорить снижение потребления бумаги можно. Благодаря этому снижаются затраты на обслуживание техники. Долговечность принтеров увеличивается, а предприниматели смогут экономить средства на оплату электрической энергии и обеспечение соответствующей инфраструктуры.
Решением таких вопросов занимается служба аутсорсинга, которая специализируется на офисной печати. Она еще называется MPS. Это профильная организация, в задачи которой входит оптимизация работы печатной техники. Все расходы становятся прозрачными, а владельцы компаний имеют возможность экономить средства даже на небольших объемах. Для проведения анализа и оптимизации всех процессов, необходима помощь независимого и квалифицированного специалиста. Можно воспользоваться услугами фирмы на аутсорсе или нанять сотрудника. Но во втором варианте расходы будут однозначно больше.
Может показаться, что оптимизация и вся работа не требуют больших знаний, навыков. Такое мнение является неправильным. На практике важно учитывать и решать следующие задачи:
- выбор техники для офиса с учетом всех требований;
- подбор системы для обеспечения контроля за процессом печати;
- составление перечня картриджей, которые необходимо закупить, и расчет их количества;
- определение способов обеспечения регулярного технического обслуживания и проведения плановых ремонтных работ.
Сегодня достаточно сложно найти надежного и независимого специалиста, который сможет правильно организовать процесс печати. Именно поэтому большое количество предприятий прибегают к помощи аутсорсинговой компании. Благодаря этому происходит повышение эффективности работы, а также сокращаются затраты. Но IT-специалисты в большинстве случаев не рады переходу на новый режим работы.
Особенности управления процессами печати
IT-отдел и системные администраторы отвечают за работоспособность всего оборудования на предприятии. В их обязанности не входит сокращение расходов или экономия средств. IT-специалисты зачастую не заинтересованы в том, чтобы заботиться о повышении эффективности использования оборудования.
В большинстве случаев сотрудники не хотят останавливать процессы, которые были налажены в ходе длительного времени. Но практика показывает, что использование услуг аутсорсинга печати способно снизить затраты компании до 30%. Такой показатель достигается за счет снижения расходов на обеспечение инфраструктуры, закупку расходных материалов, заправку принтеров, потребление бумаги и электроэнергии. Если говорить про крупные компании, которые имеют в штате несколько десятков видов печатной техники, то экономия может достигать миллионов рублей ежегодно.
Услуги офисной печати сегодня высоко востребованы и представляют собой комплекс услуг для управления процессом изготовления печатных копий документации. При помощи специального оборудования осуществляется печать и копирование, создание электронных образов или сканирование.
Решение проблемы с сотрудниками в компании
IT-специалистов можно замотивировать, чтобы сменить подрядчика и внедрить аутсорсинг печати на предприятие. Для этого существует несколько вариантов для решения проблемы:
- Создание положительной мотивации в виде озвучивания процента от сэкономленных средств. Сотрудникам можно выплачивать денежную премию. Благодаря этому IT-специалисты самостоятельно найдут лучшего и независимого подрядчика. Каждый сотрудник захочет получить прибавку к своей заработной плате.
- Запрос отчетности по эффективности. Когда IT-отдел на предприятии отказывается менять подрядчика, то целесообразно проанализировать расходы в цифрах.
- Ускорение конкуренции между отделами. Каждый предприниматель вправе самостоятельно выбирать, какой приз пообещать своим сотрудникам в зависимости от их интересов. Главное условие заключается в создании мотивирующих условий, которые смогут заинтересовать сотрудников компании сократить расходы на печать.
- Можно напомнить сотрудникам IT-отдела о важности обеспечения кибербезопасности. Принтер относится к такой же категории оборудования, как и персональные компьютеры. Для его функционирования требуется подключение к сети, поэтому злоумышленники также могут считать конфиденциальные данные с документов.
Независимо от выбора, рекомендуется провести беседу с IT-специалистами на предприятии. У них нужно узнать основные причины отказа от внедрения и использования аутсорсинга, отсутствия желания менять текущего подрядчика. Дополнительно стоит запросить отчеты, которые смогут наглядно подтвердить эффективность MPS для IT-отдела.
Один из аналитиков предоставил статистические данные компании из Москвы. В ней работали два IT-специалиста, которые занимались обслуживанием 15 устройств. Для поддержания бесперебойного процесса печати они тратили около 165 часов в течение календарного месяца. Когда компания перешла на MPS, затраты по времени сократились до 20 часов.
В чем главные преимущества аутсорсинга?
Перед тем, как перейти на MPS, рекомендуется изучить следующие преимущества аутсорсинга:
- Устранение непрозрачности. Предприниматели смогут в любой момент проанализировать затраты на доставку, покупку расходных материалов. Они смогут выполнить полный аудит процесса и выявить недостатки.
- Устранение неэффективности работы. При помощи аутсорсинга можно найти оптимальный баланс между использованием принтера у каждого сотрудника отдельно и устройством, которое находится в общем доступе на этаже.
- Исключение простой системы, предупреждение преждевременного износа оборудования. Документы не будут занимать пространство и пылиться на полках. Сотрудникам на предприятии не придется стоять в очереди и терять время за бумагами.
- Сотрудники компании освобождаются от выполнения обслуживания процесса печати. Также не потребуется делать текущий или незапланированный ремонт техники, профилактику принтеров, делать проверку стабильности сети.
- Оптимизация расходов на материалы. Благодаря MPS можно получить своевременную замену неисправного оборудования. Также будут в срочном порядке доставляться запасы тонера, бумаги, картриджей, чернил.
- Исключение печати лишней документации. Статистика демонстрирует, что около 32% бумаг, которые были распечатанными, остаются невостребованными. Сотрудники компании также могут делать печать для личных нужд, что в несколько раз увеличивает расходы компании.
IT-специалисты на этапе знакомства с подрядчиком часто отождествляют покопийный контракт с выполнением аутсорсинга. Но это не так. Если говорить про покопийку, то это форма оплаты за полученные услуги и расходные материалы. Предприниматели смогут предусмотреть только будущие расходы. Но оптимизация расходов напрямую не зависит от формы оплаты. Здесь важно проанализировать каждый этап и процесс печати.
Чтобы разобраться, необходим ли аутсорсинг печати в компании, необходимо проанализировать несколько моментов – ведется ли учет копий, есть ли контроль сотрудниками процесса печати. Также стоит просчитать ежемесячные затраты на печать. Если ситуация критическая или требует решения, необходимо нанимать хорошего и надежного подрядчика.
Для аутсорсинга печати обращайтесь в БФТ. В компании работают компетентные сотрудники, которые смогут обеспечить сокращение всех расходов и наладить бесперебойную работу оборудования. Для консультации необходимо позвонить менеджеру, который ответит на все интересующие вопросы.
